Agent·e administratif·ve
Lieu de travail
20 rue Guilbault Est, Montréal (Québec)
Type
Poste temps plein de jour (35 heures par semaine)
Horaire
Du lundi au vendredi de 8h à 16h ou 9h à 17h
Date d'entrée en poste
Dès que possible
À propos de nous
Maison St-Dominique est un organisme à but non lucratif dont la mission est d’offrir un logement social permanent et un soutien psychosocial et communautaire à des adultes vivant seuls et souffrant de troubles de santé mentale.
Description du poste
Sous la responsabilité de la coordination finances et administration, la personne agent·e administratif·ve assure la gestion fluide des opérations quotidiennes. Elle accompagne administrativement le cycle complet de vie des employés (embauche, paie, dossiers, etc.), elle assure le bon déroulement des processus financiers en collaboration avec la tenue de livre externe, ainsi que la maintenance des infrastructures numériques et matérielles de l’organisme.
Tâches et responsabilités générales
Administration générale
- Réception et traitement des courriels et du courrier;
- Gestion des outils informatiques, des accès, mots de passe;
- Gestion des clés et du matériel;
- Soutien logistique à l’organisation des événements;
- Soutien à l’organisation de l’assemblée générale annuelle;
- Aide à la rédaction de documents divers (guides et politiques, demandes de financement, ententes, contrats, redditions de compte, rapports, etc.);
- Classement et mise à jour des dossiers numériques;
- Mise à jour régulière du site web et du registraire des entreprises;
- Commander les fournitures de bureau.
Soutien dans la gestion financière
- Agir comme personne-contact auprès des fournisseurs, institutions bancaires et certains partenaires;
- Suivi des comptes payables et recevables, en collaboration avec la tenue de livre;
- Réception, classement et transmission des factures, incluant le suivi des cartes de crédit.
Soutien dans les processus RH
- Accueil administratif des nouveaux employés;
- Gestion des paies, vacances, assurances, REER;
- Tenue et mise à jour rigoureuse des dossiers employés;
- Mise à jour des politiques et du manuel de l’employé;
- Publication et gestion des offres d’emploi.
Exigences et conditions
Nous recherchons une personne organisée, débrouillarde et proactive, très à l’aise avec les outils informatiques, dotée d’une belle capacité d’accueil et d’entregent.
Compétences requises
- Diplôme collégial ou universitaire dans un domaine connexe;
- Expérience professionnelle de plus d’un an dans un poste similaire (une expérience en milieu communautaire est un atout majeur);
- Connaissance du logiciel Employeur D;
- Maîtriser les outils de la suite Office;
- Excellente maîtrise orale et écrite du français, maîtrise de l’anglais de base.
Profil recherché
- Débrouillardise;
- Haut niveau de professionnalisme et bon jugement;
- Accueil et entregent;
- Faire preuve d’une grande rigueur;
- Bonne capacité à gérer plusieurs dossiers à la fois tout en gérant les priorités;
- Capacité d’adaptation et de tolérer l’incertitude dans un environnement changeant;
- Avoir l’esprit d’équipe ;
- Faire preuve de discrétion et respecter la confidentialité.
Conditions contractuelles
Rémunération : échelle de 25,50$/heure à 34,50$/heure
Avantages offerts
- Programme d’assurance collective après 3 mois
- Programme d’Aide aux Employés
- REER Collectif après 1 an
Congés payés
- 4% de vacances dès l’embauche
- 8% de vacances après un 1 an
- Congés maladie